Dasar – dasar Teknik Sidang kongres

Dasar – Dasar Teknik Sidang

Secara sederhana, sidang merupakan bentuk diskusi resmi yang diikuti orang banyak untuk memutuskan sesuatu dengan mekanisme-mekanisme yang jelas/teratur. Mekanisme-mekanisme yang dibuat dan diberlakukan di sidang bertujuan agar sidang yang dilakukan berjalan aman, aspiratif, dan demokratis. Oleh karena itu aturan main sidang harus jelas.

Apa yang orang lakukan ketika sidang?

Segala keputusan yang berhubungan dengan kepijakan public akan selalu diambil melalui mekanisme sidang. Sehingga semua pihak yang berkepentingan dengan kebijakan publek pasti akan berkumpul untuk ikut dalam proses itu.

A.    Macam-Macam Sidang

1.      Sidang Komisi

Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisi saja untuk memudahkan perumusan dan pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih terfokus. Keputusan pada sidang komisis bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.

2.      Sidang Pleno

Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali.. Sidang pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi. Pembahasan agenda, tatib, dan LPJ menggunakan sidang jenis ini.

B.     Perangkat Sidang

1.      Pimpinan Sidang/presidium

Pimpinan sidang berperan sebagai pengatur jalannya sidang agar menghasilkan keputusan yang disepakati bersama. Pimpinan sidang tidak boleh berpihak pada salah satu pihak peserta dan hanya boleh memutuskan sesuatu atas persetujuan peserta sidang. Kriteria yang harus dimiliki oleh pimpinan sidang sbb :

a.       Cerdik

b.      Bijaksana

c.       Tegas

d.      Berwawasan Luas

e.       Humoris

f.       Kharisma

Pimpinan sidang dipilih oleh peserta sidang dan biasanya berjumlah ganjil. Satu sebagai notulen dan dua orang pimpinan sidang yang lain secara bergantian memimpin sidang sesuai kesepakatan.

2.      Peserta Sidang

Peserta sidang ditentukan berdasarkan tatib yang telah disepakati. Biasanya terdiri dari peserta aktif dan peserta peninjau. Seluruh hak dan kewajiban peserta diatur di tatib.

3.      Notulensi

Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan

4.      Palu Sidang

Demi kelancaran maka diperlukan palu sidang yang telah disepakati bersama baik bentuk maupun wujudnya. Aturan ketukan palu sidang sbb :

a.       1 x       :           mengukuhkan kesepakatan.

b.      2 x       :           pertukaran pimpinan sidang, penundaan sidang, pencabutan penundaan

      (baik untuk lobby, istirahat, atau penundaan sidang untuk beberapa lama)

c.       3 x       :           menetapkan keputusan, membuka dan menutup sidang.

d.      Berkali-kali : untuk menenangkan peserta sidang atau meminta peserta memperhatikan jalannya sidang.

6. Draft Materi Sidang

Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.

D.    Macam-macam Interupsi

Macam-macam interupsi sbb :

1.      Point of clarification : interupsi untuk menjernihkan/meluruskan permasalahan atau isi pembahasan.

2.      Point of view : interupsi yang digunakan untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran.

3.      Point of order : interupsi yang digunakan untuk meminta pimpinan sidang meluruskan jalannya sidang apabila keluar dari konteks, atau sidang dianggap janggal. Serta memberikan opsi.

4.      Point of justification : intrupsi dignakan saat ingin memberikan penguatan kepada salah  satu opsi.

5.      Point of information : interupsi untuk memberikan informasi, baik tentang pembicaraan yang tidak sesuai atau informasi yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi pokok pembahasan atau hal-hal yang dipandang urgen untuk diinformasikan.

6.      Point of solution : interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.

7.      Point of privilege (rehabilitation) : interupsi yang berfungsi untuk membersihkan nama baik atau kehormatan seseorang/kelompok karena dipandang pembicaraan tersebut menyimpang dari etika atau menyinggung perasaan.

E.     Aturan Sidang
1. Peserta
Peserta dalam proses persidangan dibagi menjadi dua, yaitu peserta penuh dan peserta peninjau. Peserta penuh adalah pengurus atau anggota penuh dalam suatu organisasi, sedangkan peserta peninjau adalah orang-orang yang diundang, atau pihak-pihak yang bukan anggota penuh namun hadir dalam persidangan.

a. Hak Peserta Penuh
1) Hak Bicara, yaitu hak untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, mengajukan usulan kepada  pimpinan sidang, baik secara lisan maupun secara tulisan.
2) Hak Suara, yaitu hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan.
3) Hak Memilih, yaitu hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan.
4) Hak Dipilih, yaitu hak untuk dipilih dalam proses pemilihan.

b. Hak Peserta Peninjau
Hak yang dimiliki oleh peserta peninjau hanyalah hak bicara.
c. Kewajiban peserta penuh dan peninjau
1) Menaati tata tertib persidangan/permusyawaratan.
2) Menjaga ketenangan persidangan.

2. Presidium Sidang

a.       Presidium sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah (Steering Committee).

b.      Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang seperti aturan yang disepakati bersama.

c.       Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan.

F.     Peristilahan dalam Persidangan :

1.      Pending, yaitu menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.

2.      Skorsing, yaitu menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antarpeserta sidang yang berseteru.

3.      Lobying, yaitu proses diskusi antarpeserta sidang di luar pengaturan pimpinan sidang.

4.      Pencerahan, yaitu upaya peserta sidang untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.

5.      Voting, yaitu proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.

6.      Quorum, yaitu syarat jumlah peserta sidang dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.

7.      Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.

8.      Prosidang, yaitu hasil ketetapan sidang/musyawarah yang telah dibukukan (tertulis).

9.      Konsideran, yaitu proses menimbang dalam menetapkan putusan sidang.

10.  PK/Peninjauan kembali : mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan

G.    Persiapan Menghadapi Sidang

1.      Fisik

2.      materi

3.      persiapan materi yang akan dibahas

4.      persiapan strategi